Datenschutz
Datenschutzrechtlichen Information zur Transkription von Online-Besprechungen – Microsoft Teams
Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4 Abs. 7 DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Transkription von Online-Besprechungen mit Microsoft Teams ist:
Sommerfeld AG
Friedrichsfehner Straße 2a
26188 Edewecht / Friedrichsfehn
Telefon: +49 4486 – 92 82 – 0
E-Mail: info@sommerfeld.de
Datenschutzbeauftragter
Den internen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Datenschutzbeauftragter der Sommerfeld AG
E-Mail: frank.lentschig@sommerfeld.de
Postanschrift:
Sommerfeld AG
Friedrichsfehner Straße 2a
26188 Edewecht / Friedrichsfehn
mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“
§ 1 Gegenstand der Verarbeitung
Wir nutzen im Rahmen von Online-Besprechungen die Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams, um gesprochene Inhalte automatisiert in Textform umzuwandeln.
Die Transkription erfolgt ausschließlich, wenn die Funktion bewusst aktiviert wird und die Teilnehmenden hierüber vorab informiert wurden.
Je nach technischer Ausgestaltung kann es erforderlich sein, dass Audioinhalte kurzfristig verarbeitet oder zwischengespeichert werden, um die Transkription zu ermöglichen. Eine weitergehende Audioaufzeichnung erfolgt nicht, sofern dies nicht ausdrücklich angekündigt wird.
§ 2 Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
Im Rahmen der Transkription können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Namen oder Anzeigenamen der Teilnehmenden
- Sprach- und Gesprächsinhalte
- Stimme der Teilnehmenden (personenbezogen; je nach Verarbeitung potenziell biometrisch)
- Kontextinformationen der Besprechung (z. B. Zeitpunkt, Dauer)
§ 3 Zwecke der Verarbeitung
Die Transkription dient folgenden Zwecken:
- Dokumentation und Nachbereitung von Besprechungen
- Verbesserung der Nachvollziehbarkeit von Ergebnissen und Vereinbarungen
- Unterstützung der Zusammenarbeit, insbesondere bei komplexen oder längeren Besprechungen
- Förderung der Barrierefreiheit (z. B. für hörbeeinträchtigte Personen)
Eine Nutzung der Transkripte zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.
§ 4 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Transkription erfolgt auf Grundlage von: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Sofern im Rahmen der Transkription eine (auch nur kurzfristige) technische Zwischenspeicherung von Audioinhalten erfolgt, umfasst die Einwilligung zugleich die hierfür erforderliche Verarbeitung.
Die Einwilligung wird vor Beginn der Transkription eingeholt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
§ 5 Empfänger der Daten
Empfänger personenbezogener Daten im Rahmen der Transkription von Online-Besprechungen sind:
- Microsoft Corporation bzw. die jeweils maßgebliche Microsoft-Gesellschaft als Betreiber von Microsoft Teams, die personenbezogene Daten im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung verarbeitet.
- Interne Stellen im eigenen Verantwortungsbereich, soweit dies für den Zweck der Transkription erforderlich ist (z. B. Projektverantwortliche, Teamleitung).
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an andere Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist für die Erreichung der jeweils benannten Zwecke erforderlich oder die betroffene Person hat ausdrücklich zugestimmt.
Microsoft erhält aufgrund seiner Rolle als technischer Dienstleister notwendigerweise Kenntnis von personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bereitstellung und Ausführung der Transkriptionsfunktion erforderlich ist und im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags vorgesehen ist.
§ 6 Übermittlung in Drittländer
Die Nutzung von Microsoft Teams kann dazu führen, dass personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen werden, insbesondere in Länder, in denen Microsoft Rechenzentren betreibt. Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich unter den Voraussetzungen der Datenschutz-Grundverordnung:
- Angemessene Garantien wie von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln werden genutzt, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.
- Microsoft hat zusätzliche Schutzmechanismen etabliert (z. B. EU-Datenlokalisierungsoptionen, Verschlüsselung im Transport), die den Schutz der Daten auch bei solchen Übertragungen gewährleisten.
Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn dies zur Bereitstellung des Dienstes technisch unvermeidbar ist oder die betroffene Person eingewilligt hat.
§ 7 Speicherdauer
Transkripte werden nur so lange gespeichert, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist.
Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Transkripte anschließend gelöscht.
Audioinhalte werden – soweit technisch verarbeitet – nicht dauerhaft gespeichert.
§ 8 Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
§ 9 Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Teilnahme an einer transkribierten Besprechung ist freiwillig.
Ohne Einwilligung in die Transkription kann die betreffende Person weiterhin an der Besprechung teilnehmen; die Transkriptionsfunktion wird dann entsprechend deaktiviert oder die Person nimmt ohne Transkription teil.
§ 10 Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Die Transkription dient ausschließlich der Umwandlung gesprochener Inhalte in Textform und entfaltet keine rechtlichen Wirkungen gegenüber den betroffenen Personen und beeinträchtigt diese nicht in vergleichbarer Weise.
§ 11 Stand der Information
Diese datenschutzrechtliche Information wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.
